(趣旨)

第1条　田舎館村役場本庁(以下「本庁」という。)における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条　この訓令で「文書」とは、本庁において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。

(文書の種類)

第3条　文書のうち、令達文書の種類は、次のとおりとする。

(文書取扱いの責任区分)

第4条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(帳票等)

第5条　文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、別表のとおりとする。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第6条　文書は、職員以外の者に謄写させ、若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、村長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第7条　文書は、本庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する所属長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書記号及び文書番号)

第8条　一般文書で発送を要するものは文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号等を付することが適当でないものについては、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第9条　条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号を付けるものとする。

(文書分類記号等)

第10条　文書には、文書分類記号及び保存年限を記載しなければならない。ただし、部外者に対する文書については、この限りでない。

(公印の押印等)

第11条　発送を要する文書には、田舎館村公印規則(平成6年規則第18号)の定めるところにより公印を押印し、原議と契印しなければならない。

(公印の事前押印の手続等)

第12条　第11条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、主管課長は、公印事前承認願により村長の承認を得なければならない。

(総務課における文書の収受及び配布)

第13条　本庁に到着した文書は、総務課において受領し、特殊文書と普通文書に分類した上で、次に掲げるところにより処理し各課に配布するものとする。

(主管課における文書の処理)

第14条　主管課長は、配布された文書について、課員に回覧し、自ら処理するものを除くほか、当該事務の担当者に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。

(休日及び執務時間外に到着した文書の収受及び配布)

第15条　休庁日及び勤務時間外に到着した文書の収受及び配布については、別に定めるところによる。

(収受すべきでない文書)

第16条　本庁に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(郵便料金の不足又は未納の文書)

第17条　郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

(主管に属しない文書)

第18条　各課において、その主管に属さない文書が配布されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨を当該文書に付箋して総務課に返付しなければならない。

(収受の手続きを経ない文書)

第19条　主管課において、第13条第1項第1号の規定による処理を受けない文書を受け取ったときは、直ちに当該文書を総務課に送付しなければならない。

(電話等による聴取)

第20条　各課において電話又は口頭で受理した事案のうち、重要なものは、聞取書に記載して取扱わなければならない。

(文書の閲覧)

第21条　配布を受けた文書のうち上司の閲覧に供するものは、決裁印判を用いて行うものとする。この場合において、他の課に関係のある文書は、当該文書の写しを当該関係課に送付し、又は当該文書の主旨を口頭で当該関係課に通知するものとする。

(起案文書の作成)

第22条　起案文書は、起案用紙を用いて作成しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによることができる。

(起案文書の持ち回り等)

第23条　起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

(合議)

第24条　起案文書の事案が他課の主務事務に関係のあるものは、主管課長の意思決定を経た後当該関係課長に合議しなければならない。

(文書の審査)

第25条　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主管課長の意思決定を経た後、他の課に関係あるものは、さらに当該関係課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。

(秘密文書の表示)

第26条　秘密文書には「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第27条　決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載するものとする。

(浄書及び照合)

第28条　決裁文書の浄書は、原則として主管課で行う。

第29条　決裁文書の浄書は、正確、明瞭に行わなければならない。

(主管課における文書の施行手続)

第30条　主管課長は、決裁済の文書で発送を要するものは、当該浄書文書に文書記号等を付けることを要しないよう定められているものを除き、文書管理簿に文書記号等及び日付けを記載するものとする。

(保存年限)

第31条　文書の保存年限は、次の5種とする。

(保存年限の基準)

第32条　永年に属するものは、おおむね次のとおりである。

(保存年限の始期)

第33条　保存年限は、文書完結の翌年度又は翌年から起算する。

(主管課における保管)

第34条　事案の処理が完結した文書で保存年限の満了しないもの(以下「完結文書」という。)は、原則として、当該事案の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日まで、主管課長において保存管理する。

(書庫における保管)

第35条　前条第1項に定める期間を経過した完結文書は、保存文書目録により当該完結文書の保存年限が満了する日まで、書庫に収蔵し、適切に整理し、保存管理しなければならない。

(保存文書の借覧、閲覧)

第36条　保存文書を借覧及び閲覧しようとするときは、関係課長の承認を得なければならない。

(部外者の閲覧等)

第37条　関係課長は、職員以外の者から保存文書の閲覧を求められたときは、総務課長と協議し、差しつかえないと認めるものに限り閲覧させることができる。ただし、重要書類と認められる書類は、上司の許可を得て閲覧させなければならない。

(文書の廃棄)

第38条　完結文書の保存年限が満了したときは、保存文書目録に廃棄年月日を記載したうえ、主管課長において廃棄するものとする。

(廃棄文書の処理)

第39条　前条の規定により文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。

(出先機関の文書取扱い)

第40条　出先機関における文書事務の取扱いについては、この訓令に準じて行わなければならない。